Práce z domova – využijte nouzové řešení ve svůj prospěch

Z výzkumu provozovatele portálů Jobs.cz a Práce.cz vyplývá, že home office představuje pro zaměstnance lákavý bonus. Ještě před šířením koronaviru v Česku jej ale nabízela jen ⅕ tuzemských zaměstnavatelů. To se rapidně mění. A před majiteli firem, vedoucími týmů i zaměstnanci stojí otázka, jak práci na dálku efektivně zvládnout. Odpověď najdete v přehledném návodu.

A. Jak vést na dálku tým či firmu

Leadership – vést lidi, dokázat je motivovat, dobře dělit práci i řešit konflikty je těžké naživo. Zvládnout to ve virtuálním prostředí je proto královská disciplína. Přesto může být práce online pro majitele i manažery příležitostí, jak firmu nastartovat k efektivnějšímu řízení zaměstnanců, lepší spolupráci i k větší spokojenosti všech.

Než zaměstnance rozpustíte na vzdálenou práci, zkontrolujte, že jste na ni sami připraveni.

1. Zajištění technických možností
   • Zaměstnanci mají doma přístup ke stabilnímu internetovému připojení
   • Jsou vybaveni adekvátním počítačovým vybavením
   • Tato elektronika obsahuje funkční software a hardware
   • Všichni dostali informace o nástrojích, se kterými se na dálku pracuje
   • S IT oddělením/zaměstnancem je vyřešena bezpečnost firemních dat
2. Máte dobře nastavené procesy

   Vy i jednotlivá oddělení víte:

   • co se dělá.
   • kdo to dělá.
   • proč to dělá.
   • jak to dělá.
   • do kdy to dělá.
   • komu to má předat.
   • jak vyhodnotit výsledek této činnosti.
   • a kde je uložen pro dostupnost všem.
3. Zvolili jste správnou technologii

   Schopnost dorozumět se je klíč k fungující firmě. Zvládnout komunikaci na dálku znamená vyznat se v komunikačních nástrojích a umět je používat. Pro vedoucí pracovníky jde o stěžejní soft skill. Pokud vyberete vhodný prostředek a způsob komunikace, nebude docházet ke komunikačním šumům a nedorozuměním.

   Doporučujeme používat nástroje umožňující online živou komunikaci s obrazem a hlasem. I když to může být zejména pro starší zaměstnance ze startu náročnější. V chatu či e-mailu mohou věci vyznívat jinak, než když se spolu lidé baví naživo. A vždy je pro ně příjemnější, když vidí, s kým mluví.

Tip: Aplikace, které vám pomohou s vedením týmu

Whereby pro videokonference

• bez potřeby registrace a instalace
• stačí odkaz a voláte
• narozdíl od Skype nebo Google Hangout nemusíte přidávat kontakty, nemusíte vytvářet skupiny – jednodušší na ovládání
• v základu zdarma

Alternativy: Skype, WhatsApp, Google Hangouts, Slack

---

Slack pro rychlou každodenní komunikaci

• nahradí běžné zprávy v e-mailu, sms, chatech
• lze komunikovat se skupinou i jednotlivcem
• jde sdílet i soubory
• v základu zdarma

Alternativy: Google Hangouts, Fleep

---

Freelo pro strategické úkoly a zadávání práce

Než jsme začali pracovat s vlastním CRM na řízení firmy, používali jsme právě Freelo.

• české prostředí a propracovaná podpora (nápověda, videa), online konzultace k nástroji
• přehled o financích projektů, timetracking
• přehled – práce a feedback všech na jednom místě a v reálném čase
• snadná komunikace s týmem i klienty
• kalendář s propojením na Google kalendář, API napojení na fakturační systémy, propojení na e-mail, z kterého jde reagovat

Alternativy: Asana, Trello, Basecamp

---

Náš vlastní nástroj

Jako IT firma máme specifické požadavky na propojení s externími nástroji a zobrazení informací v různých kontextech práce. Proto jsme se pustili do vývoje vlastního nástroje. Spojuje to nejlepší z daných technologií do jedné aplikace, která zastřeší kompletní řízení firmy. Teď ji testujeme na sobě a pracujeme na tom, ať ji co nejdříve nabídneme i vám.

Naše řešení vám přinese:

• jednoduchá komunikace v týmu i s klienty
• přehled fakturací u projektů i klientů
• kontrola ziskovosti a maržovosti
• měření a vykazování času, včetně odhadů náročnosti práce
• finanční řízení rozdělené na kategorie (služby/produkty) a přehled o jejich ziskovosti
• alokace

Jako best practices se nám osvědčilo:

1. Když vedoucí v pátek jako poslední úkol rozhází všem plány práce na další týden, tak v pondělí ráno mohou lidé začít pracovat, aniž by museli čekat na další informace. A to do svých aplikací, systémů, e-mailů (dle toho, co využíváte).
2. V pondělí ze startu týdne si s týmem zavolejte a udělejte pro něj přehled minulého týdne a vhled do nového – všichni tak ví, co se stalo a co se chystá. Každý může položit 1 dotaz. Odpověď by měla trvat do 3 minut, ať se nerozjíždí neproduktivní debata. Pokud jde o individuální dotaz, domluví se vedoucí se zaměstnancem, že jej vyřeší sami. Tým se tak nezatěžuje zbytečnými informacemi.
3. Pokud některý z členů čemukoli nerozumí, domluvte se s ním, ať vám volá. Je to nejrychlejší způsob řešení problému. V e-mailu pasivně může čekat na odpověď. Firemní chat by zase měl sloužit pro rychlou běžnou komunikaci.

Pracovník si doma může připadat, že jeho hlas není slyšet. Což může vést k jeho demotivaci. Nechte lidem prostor, ať vědí, že se jejich hlas počítá. Vede to k lepšímu pocitu z práce a tedy i lepším výsledkům.

+ Každý má přehled o tom, kdo co dělá

+ Z pohledu psychologie se jedná o efekt tzv. sociální normy – když vidíme, že ostatní něco dělají, sami nechceme zůstat pozadu

+ Co člověk říká, k tomu se má tendenci zavazovat, pokud sám a veřejně před ostatními prohlásí, čemu se v práci chce věnovat, je větší šance, že se tomu opravdu bude věnovat

- Náročnost na čas (dá se snížit pevným časovým rozpočtem na řečníka)

V kanceláři vykazování často probíhá skrze rychlé ústní reporty na poradách. Řadě vedoucím dokonce stačí, že zaměstnanec v práci sedí. Mají totiž pocit, že když na něj nevidí, nepracuje. To často nebývá pravdou. 65 % zaměstnanců využívajících home office uvádí, že se jim pracuje doma lépe, protože je nikdo nerozptyluje.

Pokud používáte některý z nástrojů pro řízení práce, tak v něm vidíte, co je hotovo. Pokud žádný nástroj nevyužíváte, doporučujeme nechat zaměstnance tvořit výkazy práce. Protože to bývá časově náročné, rezignovali bychom na složité reporty v Excelu, kde se zapisuje každá minuta.

Zjednodušený report práce má výhody nejen pro vedoucího, ale i pracovníka.

Vedoucí	Pracovník
Má přehled o činnostech a výsledcích podřízeného	Má argumenty o svých výsledcích a časovém vytížení
Vidí stav prací	Díky reálným podkladům dokáže lépe zhodnotit, kolik práce opravdu má
Získává důvěru v pracovníka	S evidencí úkolů a termínů nemůže na nic zapomenout
Může lépe rozdělovat úkoly mezi více podřízených	Má přehled o tom, co má za sebou a co jej čeká

B. Jak pracovat na dálku

Klienti i známí se často ptají, jak můžeme pracovat z domova. Že než by vstali a dokopali se k práci, bylo by poledne. Ano – to je přesně opak toho, co doporučujeme.

Někteří pracujete z domova vůbec poprvé. My první měsíce dělali chyby, díky kterým se stávalo, že v 19 hodin pořád nebylo hotovo. Naštěstí se těchto přešlapů můžete vyvarovat. Tady je seznam, jak produktivitu práce z domu pozvednout o třídu výš.

1.

Dodržujte pravidelný režim

Jestli jste do práce vstávali v 6:30, posnídali, pokračujte tak i nadále. Jediný rozdíl je ten, že nevyrazíte do práce z domova, ale zasednete k ní v něm.

2.

Chovejte se doma jako v práci

V kanceláři neležíte svalení v pyžamu u počítače. Tak si nelehejte s notebookem do postele. Připravte si pracovní místo, které je jasně oddělené od zbytku domácnosti. Když máte pevně vyčleněné pracoviště, je to i signál pro ostatní členy domácnosti, že opravdu pracujete.

3.

Rozdělte si úkoly podle svých biorytmů

Zvládnete toho nejvíc ráno, kdy jste nejsvěžejší? Řešte zásadní úkol dne hned ze startu. Pokud se naopak potřebujete rozjet, začněte jednoduššími věcmi a pak se vrhněte na ty komplikovanější.

Ilustrační rozvrh denního harmonogramu

6:30 – 8:00	Úkol, na který je třeba klid
8:00 – 8:30	Snídaně
8:30 – 11:00	Nejdůležitější úkol dne, protože se pracovník cítí nejsvěžejší
11:00 – 11:30	Cvičení nebo krátká procházka
11:30 – 13:30	Další práce dne
13:30 – 14:00	Oběd
14:00 – 15:30	Nejlehčí úkoly a administrativa
15:30	Krátký zápis do diáře, co vás čeká zítra

Psycholog Edward Thorndike už roku 1905 věděl, že formování návyků probíhá takto: chování s příjemnými důsledky se opakuje častěji než to s nepříjemnými. Od dřívějšího stresování se prací po večerech jsme se posunuli k tomu, že vše stihneme a od 15:30 máme volno. A to rozhodně příjemné je.

4.

Vypněte si sociální sítě i chaty

Dle experta na efektivitu Carla Newsporta (viz kniha Hluboká práce) práci urychlíte až o polovinu tím, že si necháte otevřená opravdu jen okna důležitá k práci. Když už to nevydržíte, je lepší si vyhradit bloky – třeba hodinu a půl v kuse pracovat, pak se na 10 minut podívat na internet. Navíc, do úkolu se dokážete opravdu ponořit jen tak, že o něm intenzivně přemýšlíte delší časový úsek.

5.

Prokládejte práci odpočinkem

Když to ale bez internetu zvládnete, můžete si během pauzy zacvičit nebo jít na vycházku. Pokud chcete být superproduktivní, jde si odpočinout i jinými domácími činnostmi: dát prádlo do pračky, vyluxovat, přichystat suroviny na oběd...

Jak pracovat na dálku

Popasovat se s prací na dálku může být výzva. Myslíme ale, že stojí za to se do ní pustit. Proč? Protože efektivní práce na home office udrží firmu při životě nejen teď, ale i v budoucnu. Řada ekonomů soudí, že onemocnění Covid-19 urychlí transformaci firem a na dálku bude pracovat podstatně více lidí. A až se tak bude dít, budete připraveni.